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IT服务企业项目管理能力提升之道

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dab 发表于 2008-6-22 12:39 | 显示全部楼层 |阅读模式
1.企业项目管理能力是一个复杂系统


    提升组织级的项目管理能力,是一个较为复杂的系统工程。按照系统工程理论,包括“4M1E”的影响。
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    方法和规程(Method and procedure),是组织级项目管理能力的最主要体现。采用的工具(如项目管理软件)、人员能力(如项目经理、组织级项目管理人员),是重要的补充。同时,环境的影响对于项目管理的绩效也很重要。外部环境(External Environment)最主要的表现在客户的成熟度,会极大的影响项目管理的实施方法。内部环境(Enterprise Environment)包括企业的组织结构、职责划分、激励考核、项目管理文化等,这些要素对于企业项目管理的成效的影响是巨大的。


视锐达认为,企业提升项目管理能力需要考虑以下的要素:


1、 适应外部环境


    外部环境是指项目经理面临的客户环境。客户环境往往是很难改变的,因此需要根据客户环境的特点,来调整自己的项目管理方式方法。


2、 营造内部环境


    内部环境包括企业的项目管理和组织级管理的结构、职责划分、激励考核、项目管理文化。内部环境的建设,对于顺利提升项目管理能力至关重要。


3、 重点建设三要素


    企业项目管理能力的三要素是:方法-人-工具,可由下图表述。
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方法和体系流程
方法和体系流程,是组织级项目管理能力的主要承载,是提升项目管理绩效的关键所在。 ?
组织与人员
没有好的组织与人员,任何方法体系、工具的优势都无法发挥。 ?
软件及工具
软件和工具,尤其是项目管理软件(如视锐达VisualProject)将固化和自动化企业的项目管理方法和体系流程,提升整体管理效率。
2.组织级管理的重要性


      IT服务行业的项目管理面临众多挑战,严格意义上说,IT服务行业的项目管理环境比很多传统行业要严酷。比如说房屋装修行业的项目管理,在方案提出、合同签署、工程实施开始、范围管理、变更管理诸多环节,其实是相当规范的,比很多IT服务项目管理还要规范。甚至在项目估算环节,无论是刷墙漆、铺地板、改电路,都有企业规定的估算标准,远比IT服务行业很多项目经理“拍脑袋”进行估算,要规范得多。


    要提升企业的项目管理能力,建设组织级项目管理体系至关重要。通过组织级项目管理体系,企业可以严格控制一些容易出问题的环节,从而提升整体绩效。分析一下最容易出问题的4大项目管理难点,我们就很容易看出,组织级项目管理是企业绩效的关键所在。


2.1 项目估算


    最有效的估算依据是企业过去的历史数据。如果没有企业级的估算依据,项目经理只能“拍脑袋”,预算根本不会准确。对于IT服务企业来说,项目估算是至关重要的基础数据。一方面,项目经理要根据估算做成本预算、资源需求、进度计划。如果估算错误,那么这些计划都是不符合实际的,项目经理、公司管理层都在一个错误的计划的基础上进行工作安排,其结果可想而知。另一方面,IT服务企业的项目报价,也是基于项目估算。根据项目估算的工作量和成本,打上公司要求的合理毛利率,最终得到基础报价。如果估算错误,报价也是无稽之谈了。而加强估算的准确性,不能依靠项目经理的个人能力,需要组织级总结历史数据,并统一估算方法,提供项目经理估算方法和估算依据,才能提高估算的准确性。


2.2 风险评估


    一线项目经理限于能力和经历,未必能够识别出一些潜在的重大风险,并且难以预测风险的影响。对于IT服务企业,“大项目”未必是好事——因为大型项目所蕴含的风险也是相当大的,尤其在客户成熟度不高的一些领域。因此,企业管理层需要帮助项目经理来评估项目风险,制定应对策略,比如:


1、 通过总结历史经验,提供组织级的《风险评估表》,帮助项目经理全面评估风险;
2、 根据项目风险评估结果,采用不同的管理流程。调度公司高级资源参与高风险项目,以帮助项目经理控制风险;


2.3 范围管理


    对于一线项目经理来说,项目范围的控制往往会出现矛盾。如果发生变更,拒绝变更,客户满意度将下降,但是能够控制住利润。但是如果接受变更,客户满意度保持住了,项目利润却受到损失。这种抉择往往是项目经理无法决定的。需要组织管理层的高度参与。


2.4 质量控制


    一线项目经理在项目实施过程中会遇到很大的压力,从客户来的进度压力,从公司来的成本压力,从员工来的抱怨,等等。在压力之下,项目经理很容易偏离公司的质量政策,而采取牺牲质量的方式,达到压缩进度和成本的目的。比如原先计划三轮测试,如果只作一轮,那么进度和成本都有大幅改善。这种做法组织如果不控制,将会对客户、对企业产生极大的危害。


3.IT服务企业项目管理能力提升框架


    视锐达公司认为,企业项目管理包括三个层次。在项目执行层次,首要的目标是实现项目实施的透明化。在组织管理层次,要建立企业的项目管理能力。在决策层次,要进行组合管理和投资的决策。视锐达组织级项目管理框架如下图所示:
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4.实施层:项目执行透明化



    项目执行透明化包括五大透明,三大跟踪,如下图:
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视锐达VisualProject软件,能够提供强大的项目级管理能力。项目各项管控环节、项目经理的管理工作,都可以通过VisualProject软件来进行,从而提供了强大的执行透明化和项目跟踪能力。


5.管理层与决策层:建设组织级能力


    企业的管理层与决策层,需要建设组织级能力。组织级项目管理能力与项目级管理能力都是企业必不可少的,两者的互动和配合,往往决定了项目的绩效。VisualProject将组织级项目管理能力概括为7个方面,如下图所示:

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  5.1 资源管理


    对于IT服务企业来说,资源管理水平直接影响到企业的利润。如何更好的分配和协调资源,并使得资源利用最大化,是萦绕在企业管理者脑海的头等大事。


    从宏观上,VisualProject在项目估算环节,通过“资源计划”工具,形成项目资源需求的预算。通过将企业资源池与项目资源需求的比较,企业管理层能够了解资源何时缺乏、何时空闲,从而可以做出调整,化解资源风险,保持资源利用率。


    从微观上,VisualProject支持多种方式的资源申请和分配流程,从而能够清晰的看到每个资源在任何一段时间里面,在哪个项目中负责什么任务,并能够记录资源的技能信息和级别,从而为微观上帮助经理进行资源的调派,免去了不断打电话、召开会议协调资源之苦。


5.2 方法过程


    好的IT服务企业,有统一的管控方法和流程。无论项目经理来自何处,有什么样的经验,都能够按照企业统一的标准来进行项目实施控制。
    VisualProject具有强大的组织管控过程定义功能,能够帮助企业将项目控制的方法和过程固定下来。VisualProject通过定义不同的岗位在不同的项目管控环节所承担的项目管理工作,将整个项目管理体系固化,而项目的实施,就从项目经理一个人的事情,变成整个企业的流程,保证了企业后台各个岗位的参与,体现“组织级管理”的精髓。


5.3 知识积累


    项目实施中,能否不断积累知识和经验,如项目的估算数据,能否不断优化,使得项目估算越来越准确,是企业项目管理能力的重要体现。
    VisualProject支持企业的“估算数据库”,通过积累估算数据,提供给项目经理企业级的估算依据,提升估算精确度。
    VisualProject同时通过“生命周期模板”的方式,记录企业项目实施的最佳实践。项目经理可以应用企业同类项目的最佳实践,获得企业过去的经验,提高项目的绩效。


5.4 经营分析


    经营分析是所有IT服务企业都高度重视的事情。要做好经营分析,需要对项目进行精确的成本估算、核算,以及收益和回款的跟踪。
    VisualProject支持从粗到细的成本估算与核算方式。如人工成本,VisualProject最精确的模式支持根据每个资源的工薪数据来核算人工成本。
    同时,VisualProject可以支持项目经理做出收益分析、回款计划。并允许进行收益与回款的跟踪,随时监控项目的利润和回款情况。

   5.5 突发事件


    组织级项目管理的一个重要内容就是,企业高层要帮助解决项目组难以解决的突发事件,如:风险、问题、事故、变更。然而现实是,当项目经理提出这些问题之后,很多却如同“石沉大海”,并没有得到反馈和处理,项目经理只好不了了之。而等最终问题爆发时,再解决已经为时已晚。


    VisualProject提供三种沟通机制来解决这个问题。最强有力的是“限时反馈”机制。当项目经理提出问题后,如果问题的负责人不能在限定的时间反馈,VisualProject会自动将问题报告给更上级的经理。“限时反馈”机制能大幅改善企业与一线项目组沟通的效率。


5.6 绩效监控


    很多企业项目管理部门如PMO的一个苦恼的问题是,项目数量众多,而PMO的人手不够,无法准确及时的跟踪项目,更不用说监控项目绩效了。
    VisualProject能大幅改善企业绩效监控的能力。通过图形化的“仪表盘”、绩效指示器、平衡计分卡、项目监理等各项工具,各项目绩效一目了然。
5.7 投资决策


    投资决策与组合管理,是企业决策层不断进行的工作。比如平衡项目的利益**,调整项目优先级,优先满足高级别项目的资源需求,如何从更高的层次(如项目组合层次)来分析、平衡项目的资源投入和预期收益,等等。


    VisualProject提供从项目分类、评估选择、优先级、资源资金平衡到组合监控等各种工具,帮助企业高层分析项目,进行组合管理和投资的决策。

    项目执行透明化,是任何组织改善项目管理的基础。如果没有项目实施的透明化,项目对于企业来讲是“一团迷雾”,那么无论企业组织级能力多强、有多少高水平的高层领导,都无能为力。因为如果不知道一线项目在做什么、进展如何、有何问题,企业是无法针对性的来帮助项目经理的。

[ 本帖最后由 dab 于 2008-6-22 12:41 编辑 ]
 楼主| dab 发表于 2008-6-22 12:41 | 显示全部楼层
IT服务企业项目管理能力提升之道
好色之图 发表于 2009-8-10 21:56 | 显示全部楼层
小学了
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